सूचनाकर्ता एवं संस्था के सचिव महावीर प्रसाद ने जानकारी देते हुए बताया कि बैठक शाम 7:30 बजे से समय पर प्रारंभ की जाएगी। उन्होंने कहा कि यह बैठक संस्था के भविष्य के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है, अतः सभी सदस्य एवं नागरिक समय से पहले पहुंचकर अपनी उपस्थिति सुनिश्चित करें और अपने विचार साझा करें।
सचिव ने स्पष्ट किया कि बैठक की सूचना सभी को दी जा चुकी है, इसलिए बाद में किसी को यह कहने का अवसर नहीं मिलना चाहिए कि उन्हें सूचना नहीं मिली। बैठक में रजिस्ट्रेशन प्रक्रिया सहित अन्य महत्वपूर्ण मुद्दों पर भी चर्चा की जाएगी।
संस्थान अध्यक्ष अमीलाल जाटव ने भी सभी से अपील की है कि वे इस बैठक में पूर्ण निष्ठा एवं समयबद्धता के साथ भाग लें, ताकि संस्था के कार्यों को मजबूती दी जा सके।